Begrippenregister online boeken en reserveren

Aanbetaling

Deel van de prijs dat de klant bij het boeken direct betaalt. Verlaagt no-shows sterk omdat de klant al geld heeft overgemaakt; het restant wordt op locatie of achteraf voldaan.

Afsprakensysteem

Software waarmee klanten zelf online een afspraak inplannen bij een persoon, binnen de werktijden en regels die het bedrijf instelt. Gericht op tijd van mensen, waar een reserveringssysteem om ruimtes en objecten draait.

Annuleringstermijn

De periode vóór de afspraak waarbinnen kosteloos annuleren niet meer kan, bijvoorbeeld 24 of 48 uur. Wordt vastgelegd per dienst en gecommuniceerd in de bevestiging.

Antwoord-eerst-blok

Kort tekstblok bovenaan een pagina dat de kernvraag direct beantwoordt in twee tot vier zinnen. Verhoogt de kans dat zoekmachines en AI-assistenten de pagina correct citeren.

Beheerapp

De app of omgeving waarin de ondernemer zelf de agenda, boekingen, diensten en klanten beheert, los van de boekingspagina die klanten zien.

Beschikbaarheid

De momenten waarop geboekt kan worden: het werkrooster van een resource minus bestaande boekingen, blokkades en buffertijden, begrensd door de boekingsregels van de dienst.

Bevestigingsmail

Automatisch bericht direct na het boeken, met dienst, datum, tijd, locatie en een link om de afspraak te bekijken, verzetten of annuleren.

Bezettingsgraad

Het percentage van de beschikbare tijd of capaciteit dat daadwerkelijk geboekt is. De kernmaat voor hoe goed een agenda, baan of ruimte rendeert.

Blokkade

Handmatig geblokkeerde periode in de agenda, zoals vakantie, ziekte of onderhoud, waarin online boeken voor die resource niet mogelijk is.

Boekingspagina

De publieke pagina waarop klanten van een bedrijf online boeken, doorgaans in de huisstijl van dat bedrijf en bereikbaar via een eigen link of knop op website en social media.

Boekingssysteem

Overkoepelende term voor software die online afspraken en reserveringen afhandelt: beschikbaarheid tonen, boeken, bevestigen, herinneren en desgewenst laten betalen.

Boekingsvenster

De grenzen waarbinnen geboekt mag worden: hoe kort van tevoren nog kan (minimumtermijn) en hoe ver vooruit maximaal (maximumtermijn).

Buffertijd

Vaste marge die na (of voor) een afspraak wordt gereserveerd voor uitloop, schoonmaak of omschakeling. Telt mee in de agenda maar is voor de klant onzichtbaar.

Capaciteit

Het maximum aantal deelnemers of gelijktijdige boekingen voor een tijdslot, les of ruimte. Bij het bereiken ervan sluit het slot of start de wachtlijst.

Dagdeel

Reserveringseenheid van een ochtend, middag of avond, gebruikelijk bij zalen, studio's en verhuur, als alternatief voor boeken per uur.

Dubbele boeking

Twee boekingen die elkaar overlappen op dezelfde resource. Een goed systeem sluit dit uit door de agenda als enige bron van beschikbaarheid te gebruiken.

Gastboeking

Boeken zonder klantaccount: de klant vult alleen naam, e-mailadres en mobiel nummer in en beheert de afspraak daarna via een beveiligde link in de bevestiging.

Groepsboeking

Eén boeking voor meerdere personen tegelijk, zoals een workshop, rondleiding of escape room, vaak met een prijs per persoon en een minimum- en maximumaantal.

Herinnering

Automatisch bericht per e-mail, sms of push, één tot twee dagen voor de afspraak. De effectiefste losse maatregel tegen no-shows.

iDEAL

De Nederlandse standaard voor online bankbetalingen. In boekingssystemen gebruikt om vooraf of aan te betalen tijdens het boeken.

Inhaalles

Vervangende les of sessie voor een gemiste afspraak binnen een reeks, zoals bij zwemles of cursussen. Wordt vaak door de klant zelf online gepland.

IndexNow

Protocol waarmee een website zoekmachines zoals Bing direct op de hoogte brengt van nieuwe of gewijzigde pagina's, in plaats van te wachten op de crawler.

Intakeformulier

Extra vragen die de klant bij het boeken beantwoordt, zoals klacht, kenteken, ras van de hond of gewenste stijl, zodat het bedrijf voorbereid is.

Klantaccount

Optioneel profiel waarmee een klant zijn boekingen, tegoeden en gegevens terugziet. Verouderde systemen verplichten dit met gebruikersnaam en wachtwoord; modern is het optioneel naast gastboeken.

Klantenkaart

Het klantprofiel aan de bedrijfskant: contactgegevens, afsprakenhistorie, notities, no-shows en eventuele tegoeden op één plek.

Lestegoed

Vooruitbetaald aantal lessen of sessies dat automatisch aftelt bij elke boeking, zoals een rijlespakket of een kaart met tien yogalessen.

llms.txt

Tekstbestand op de root van een website dat AI-assistenten een beknopte kaart geeft: wat de site is en welke pagina's de belangrijkste zijn.

Magic link

Beveiligde, unieke link waarmee een klant zonder wachtwoord bij zijn eigen afspraak kan om te bekijken, verzetten of annuleren. Het token past op precies één boeking.

Marktplaatsmodel

Model waarbij een boekingsplatform ook consumenten naar aangesloten bedrijven leidt, meestal tegen commissie of betaalde zichtbaarheid, naast het abonnement.

No-show

Klant die zonder afmelding niet komt opdagen. Kost het bedrijf de omzet van het slot én de klant die op dat moment geholpen had kunnen worden.

Onlineafspraken-percentage

Aandeel van alle afspraken dat via het online kanaal binnenkomt in plaats van telefonisch of aan de balie. Stijgt doorgaans snel zodra de boekingslink overal gedeeld is.

Openingstijden

De bedrijfsbrede tijden waarbinnen roosters vallen. Individuele werkroosters per medewerker of ruimte kunnen daarbinnen afwijken.

Piek- en daltarief

Verschillende prijzen per tijdstip voor dezelfde dienst of baan, bedoeld om vraag te spreiden: duurder op drukke uren, goedkoper op stille.

Resource

Alles waarop geboekt kan worden: een medewerker, ruimte, baan, apparaat of voertuig. Elke resource heeft een eigen agenda en werkrooster.

Reserveringssysteem

Software waarmee klanten een tijdslot vastleggen op iets dat beperkt beschikbaar is, zoals een zaal, baan of boot. Tegenhanger van het afsprakensysteem, dat om personen draait.

Slot (tijdslot)

Boekbare tijdseenheid met een vaste start en duur, bijvoorbeeld elke 15 minuten of vaste bloktijden van een uur.

Spookboeking

Afgebroken of niet-afgemaakte boeking die toch agenda-ruimte bezet houdt. Goede systemen laten zulke concept-boekingen automatisch verlopen.

Strippenkaart

Digitale kaart met een vooruitbetaald aantal beurten dat automatisch aftelt per boeking, veel gebruikt bij zonnestudio's, sport en beauty.

Terugkerende afspraak

Reeks afspraken met vast ritme, zoals wekelijkse les of maandelijkse controle, die als geheel wordt ingepland en herinnerd.

Two-way agenda-synchronisatie

Koppeling waarbij boekingen in de externe agenda (Google, Outlook) verschijnen én afspraken uit die agenda de online boekbaarheid blokkeren, per medewerker ingesteld.

Verzetten

Het verplaatsen van een bestaande boeking naar een ander moment, door de klant zelf (binnen de regels) of door het bedrijf, met automatische herbevestiging.

Vooruitbetaling

De volledige prijs wordt tijdens het boeken voldaan. De sterkste rem op no-shows en gebruikelijk bij tijdsloten met hoge kosten van uitval.

Wachtlijst

Lijst van geïnteresseerden voor een vol tijdslot of volle les. Komt er een plek vrij, dan krijgt de eerstvolgende automatisch bericht met een boekingslink.

Walk-in

Klant zonder afspraak. Bedrijven combineren walk-ins vaak met online boeken door een deel van de agenda vrij te houden.

Werkrooster

De vaste beschikbare tijden per resource per weekdag, inclusief pauzes. Vormt samen met blokkades en boekingen de basis van de getoonde beschikbaarheid.

Verder lezen: wat is een afsprakensysteem · een systeem kiezen · no-shows verminderen