Wat kost een boekingssysteem? Alle kosten op een rij (2026)

Wie een boekingssysteem zoekt, ziet prijzen van gratis tot honderden euro's per maand. Wat betaal je nu echt, en waar zit het verschil? Dit artikel zet alle kostensoorten op een rij, met rekenvoorbeelden voor een eenmanszaak en een klein team.

1. Het abonnement

De basisprijs. In Nederland betaal je in 2026 grofweg:

Type	Prijs per maand	Voor wie
Gratis instap	€0	Zzp'er met weinig afspraken, vaak met limieten
Solo	€10 tot €25	Eén agenda, één medewerker
Team	€25 tot €50	Twee tot tien medewerkers of ruimtes
Groot	€50 tot €250+	Meerdere vestigingen, maatwerk

Let op de betalingstermijn. Sommige aanbieders kennen geen maandabonnement: je zit direct een kwartaal of jaar vast, en de mooie "vanaf-prijs" geldt alleen bij jaarbetaling. Wil je flexibel blijven, kies dan een systeem dat maandelijks opzegbaar is.

2. Transactiekosten bij online betalen

Laat je klanten vooraf betalen (verstandig tegen no-shows), dan betaal je per betaling een kleine vergoeding. Gangbare tarieven in Nederland:

• iDEAL: €0,30 tot €0,70 per betaling
• Creditcard: ongeveer €0,25 plus 1,8 tot 2,9% van het bedrag
• SEPA-incasso (voor abonnementen): €0,25 tot €0,50 per incasso

Rekenvoorbeeld: een salon met 150 online betaalde afspraken van gemiddeld €40 per maand betaalt bij 1,8% + €0,40 per betaling zo'n €168 per maand aan transactiekosten. Dat lijkt veel, tot je het afzet tegen wat het oplevert: als vooruitbetaling vier no-shows van €40 per maand voorkomt, ben je al aan de winnende hand, nog los van de bespaarde administratie.

3. Sms-kosten

Mailherinneringen zijn vrijwel altijd gratis; sms-herinneringen kosten credits, meestal €0,08 tot €0,15 per bericht. Bij 200 herinneringen per maand is dat €16 tot €30. Tip: gebruik mail als standaard en sms alleen voor klanten zonder mailadres of voor dure afspraken. Pushmeldingen via een app zijn gratis en werken minstens zo goed.

4. De verborgen kosten

Hier zit het venijn. Vraag bij elke aanbieder na:

• Kost de klanten-app extra? Sommige systemen rekenen €10 per maand of €120 per jaar extra voor een app met je eigen logo.
• Kost een extra medewerker extra? "Per 5 extra agenda's €10 per maand" telt hard aan bij groei.
• Zit de kassamodule erbij? Facturen, bonnen en pinkoppeling zijn soms een aparte module met eigen prijs.
• Eenmalige kosten: een eigen domein, een pinterminal (€100+) of "setupkosten".
• Opzegvoorwaarden: een jaarcontract dat stilzwijgend verlengt is een kostenpost die je pas ziet als het te laat is.

Rekenvoorbeeld: eenmanszaak versus team

Zzp-schoonheidsspecialiste (1 agenda, 80 afspraken per maand, helft vooraf betaald): abonnement €15 + 40 iDEAL-betalingen (gemiddeld €45) à 1,8% + €0,40 = ongeveer €63 per maand. Daarvoor vervalt het heen-en-weer appen én dalen de no-shows; de meeste ondernemers verdienen dit in de eerste week terug.

Kapsalon met 4 stoelen (350 afspraken per maand, 40% vooraf betaald): abonnement €35 + 140 betalingen (gemiddeld €40) à 1,8% + €0,40 = ongeveer €192 per maand. Tegenover ruim €14.000 maandomzet aan geboekte afspraken is dat ruim één procent.

De echte vraag: wat kost géén systeem?

Tel eens een week lang bij: elke gemiste oproep, elk kwartier appen over tijden, elke no-show. De gemiddelde salon of praktijk verliest daar honderden euro's per maand aan, ruim meer dan het duurste abonnement uit de tabel hierboven. Een boekingssysteem is geen kostenpost maar een filter dat lekkage dichtzet.