Een reserveringssysteem kiezen: de checklist met 12 vragen

Een reserveringssysteem kies je voor jaren: je klanten wennen eraan, je agenda leeft erin en overstappen is gedoe. Deze twaalf vragen helpen je in één middag het kaf van het koren te scheiden. Stel ze aan elke aanbieder, of test ze zelf in een gratis proefperiode.

Boeken: de klantkant

1. Hoeveel velden moet een nieuwe klant invullen? Tel het na in de demo. Drie velden (naam, mail, mobiel) is modern; een verplicht account met gebruikersnaam en wachtwoord kost je aantoonbaar boekingen.

2. Hoe ziet de boekingspagina eruit op een telefoon? Meer dan de helft van de boekingen komt van mobiel. Open de demo-pagina op je eigen telefoon: laadt hij snel, staat jouw logo erop, oogt hij als jouw bedrijf of als het systeem van iemand anders?

3. Kan de klant zelf verzetten en annuleren? En kun jij daar regels aan stellen (tot 24 uur vooraf, daarna niet meer)? Zelf verzetten scheelt jou telefoontjes en verlaagt no-shows.

4. Wat gebeurt er bij een afgebroken boeking? Test het: begin een boeking, sluit halverwege je browser. Blijft het tijdslot dan bezet? Bij slechte systemen wel, en dan blokkeren spookboekingen je agenda.

Agenda en team

5. Kun je meerdere agenda's kwijt? Medewerkers, ruimtes, apparaten: alles waar klanten tijd bij boeken heeft een eigen agenda en een eigen rooster nodig, inclusief pauzes en vakanties.

6. Synchroniseert hij twee kanten op met Google en Outlook? Alleen dan blokkeren je privé-afspraken automatisch je boekbaarheid, per medewerker.

7. Kun je per dienst de regels instellen? Duur, uitlooptijd, hoe ver vooruit boekbaar, welke medewerkers hem mogen doen, vaste tijdsloten of vrije tijden. Hoe fijnmaziger dit kan, hoe beter het systeem meegroeit met je bedrijf.

Betalen

8. Kunnen klanten vooraf betalen met iDEAL, en wat kost dat per transactie? Vooruitbetaling is het beste wapen tegen no-shows. Vergelijk de transactiekosten (gangbaar: €0,30 tot €0,70 per iDEAL-betaling) en check of het geld direct naar jouw rekening gaat of eerst bij de aanbieder blijft hangen.

9. Zitten strippenkaarten, cadeaubonnen en kortingscodes erin? Niet elk bedrijf heeft ze nodig, maar als jij ermee werkt, wil je ze in hetzelfde systeem als je agenda, niet in een losse administratie ernaast.

Apps en meldingen

10. Is er een echte app voor jou en voor je klanten, en kost die extra? Let op het verschil tussen een echte app uit de App Store of Play Store (met pushmeldingen) en een "webapp" die alleen een link is. En check de prijs: sommige aanbieders rekenen ruim €100 per jaar extra voor de klanten-app.

11. Welke herinneringen kan het systeem sturen? Mail hoort gratis en standaard te zijn; sms, WhatsApp en push zijn de krachtigere kanalen. Kun je zelf het tijdstip en de tekst bepalen?

Overstappen en vertrouwen

12. Hoe kom je erin, en hoe kom je eruit? Kun je je klantenbestand importeren (Excel)? En net zo belangrijk: kun je álles exporteren als je ooit weg wilt? Een aanbieder die export moeilijk maakt, weet waarom klanten zouden willen vertrekken. Kies bovendien voor maandelijks opzegbaar, dan hoeft het vertrouwen niet uit het contract te komen.

De snelste test

Vraag geen brochure, maar doe zelf een boeking in de demo van elke kandidaat, op je telefoon, van begin tot eind, inclusief verzetten via de bevestigingsmail. Binnen tien minuten voel je precies wat jouw klanten straks voelen. Het systeem waarbij je nergens over struikelde, dat is hem.